Lempäälän kaavoituksen verkkosivujen uudistus

Idea sai alkunsa Lempäälän kaavoittajien keskuudessa, kun pohdimme opinnäytetyön aihetta yleiskaavoittajallemme tuotekehitystyön erikoisammattitutkintoa varten. Keskusteluissa nousi esiin kuntalaisten kokemus siitä, että kaavoituksesta ja siihen osallistumisesta ei saada riittävästi tietoa. Tähän haasteeseen haluttiin tarttua ja lähteä kehittämään sitä.

Kehittämistyön lähtökohdaksi toteutettiin kuntalaiskysely, joka osoittautui tärkeäksi työkaluksi tavoitteiden määrittelyssä. Kyselyn perusteella selvisi, että suurin osa kuntalaisista etsii kaavoitustietoa kunnan verkkosivuilta, mutta tiedon jäsentämisessä ja löydettävyydessä on selkeitä puutteita. Näiden haasteiden ratkaiseminen nousi kehittämistyön keskeiseksi tavoitteeksi. Kehittämistyö eteni vaiheittain ja käyttäjälähtöisesti. Aluksi kerättiin lähtötietoa kuntalaisilta kyselyn avulla, jonka tarkoituksena oli tunnistaa erityisesti kehittämistä vaativat osa-alueet. Kyselyyn saatiin runsaasti vastauksia, mikä osoittaa vahvaa kiinnostusta ja tarvetta kehittää kaavoituksen tiedottamista ja osallistumismahdollisuuksia.

Seuraavaksi järjestettiin tapaaminen vapaaehtoisista kuntalaisista koostuvan osallisryhmän kanssa. Tapaamisessa käytiin läpi kyselyn tuloksia ja ideoitiin kehittämistoimenpiteitä työpajamenetelmin. Ideointia jatkettiin myös kaavoittajien kesken. Kehitysehdotuksia arvioitiin vaikuttavuuden ja toteutettavuuden perusteella, ja parhaat nostettiin jatkokehitykseen. Ketterien kokeilujen avulla löydettiin toteutuskelpoiset ratkaisut, jotka vietiin käytäntöön ja toteutukseen.

Kehittämistyöhön osallistui kunnan työntekijöitä, kuten projektipäällikkönä toiminut yleiskaavoittaja, muut kaavoittajat, paikkatietoinsinööri ja tiedottaja. Kuntalaiset olivat mukana sekä kyselyn että osallisryhmän kautta.

Työssä sovellettiin uudenlaista, asiakaslähtöistä toimintamallia, jossa kuntalaiset osallistettiin kehittämisprosessiin ja tavoitteiden asettamiseen. Lisäksi tehtiin benchmarkkausta, jonka avulla tunnistettiin muissa kunnissa käytössä olevia toimivia ratkaisuja. Monipuolinen ideointivaihe, ketterä prototypointi ja testaus auttoivat löytämään tarkoituksenmukaiset toteutustavat.

Kaavoituksen verkkosivujen uudistus toteutettiin omin voimin, hyödyntäen jo käytössä olevia työkaluja. Kustannukset muodostuivat pääasiassa henkilötyötunneista. Kaavoituksen verkkosivujen uudistukset vastasivat kuntalaiskyselyssä esiin nousseisiin tarpeisiin. Sivuston rakennetta yksinkertaistettiin, jotta tärkeimmät tiedot löytyvät helpommin ja navigointi sivuilla on sujuvampaa ja vaatii vähemmän klikkauksia.

Verkkosivuille luotiin kolme uudenlaista sivua:
- Ajankohtaista kaavoituksessa, minne koottiin tieto nähtävillä olevista kaavoista ja
uusimmat kaavoituksen uutiset
- Osallistu kaavoitukseen -sivulla kuvataan, missä vaiheessa kaavoitusprosessia
kuntalainen voi osallistua ja miten se käytännössä tapahtuu
- Usein kysytyt kysymykset -sivulle koottiin vastauksia yleisimpiin kaavoitusta koskeviin
kysymyksiin

Lisäksi kaavakohtaisille sivuille tuotiin prosessijana haitarivalikkona, mistä ilmenee selkeästi kaavan vaihe, tuleva aikataulu sekä nähtävillä olevat asiakirjat. Uudistuksen yhteydessä otettiin käyttöön kaavojen karttahakutoiminto, joka helpottaa tiedon löytämistä siitä, mitä suunnitellaan ja minne. Näiden muutosten myötä tiedon löydettävyys ja verkkosivujen käytettävyys paranivat merkittävästi.

Kuntalainen voi nyt seurata kaavojen etenemistä ja osallistua suunnitteluun aiempaa helpommin ja itsenäisemmin. Tiedon ajantasaisuus ja helppo löydettävyys auttaa kuntalaista seuraamaan kaavojen etenemistä ja osallistumaan suunnitteluun oikea-aikaisesti.

Verkkopalveluiden kehittämisen myötä kuntalaisia voidaan palvella entistä paremmin ilman, että henkilöstön työkuorma kasvaa. Selkeästi jäsennellyt ja informatiiviset verkkosivut vähentävät myös tarvetta henkilökohtaisiin yhteydenottoihin, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin. Tämä voi epäsuorasti johtaa ajallisiin ja resurssillisiin säästöihin.

Jatkokehitys perustuu kuntalaisilta saatavaan palautteeseen ja esiin nouseviin tarpeisiin, tavoitteena jatkuva parantaminen. Kaavoituksen verkkosivu-uudistusten esittely.pdf

Toimialat

Toiminnot

Teemat