Keskitetty sijaisten hankinnan malli

Resurssipalveluissa on kehitetty keskitettyä sijaisten hankintaa jo ennen hyvinvointialueille siirtymistä. Vanha malli vaati paljon manuaalista työtä, Exceleiden täyttöä ja oli altis inhimillisille virheille. Tilastointi ja prosessin sujuvuus jäi tilastointivirheiden varjoon.

Hyvinvointialueelle siirryttäessä strategisiin tavoitteisiin kirjattiin tavoite laajenemisesta koko hyvinvointialuetasoiseksi, digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen, tuottavuuden parantaminen ja henkilöstövuokrauksen vähentäminen.

Seure henkilöstöpalvelujen kanssa lähdettiin selvittämään, voitaisiinko Seuren kehittämää Opti+ resurssikeskusalustaa hyödyntää myös hyvinvointialueen tarpeisiin. Optimointityökalua aloitettiin yhteiskehittää kohti entistä toimivampaa kokonaisresurssienhallintaa.

Tavoitteiksi asetettiin
1) reaaliaikainen näkyvyys koko HVA-tasoiseen sijaistarpeeseen
2) Virheiden vähentäminen (esim. sijaisuuksien päällekkäiset buukkaukset)
3) varahenkilöstöjen sijoittaminen järjestelmässä osaamisen mukaan
4) Exceleistä luopuminen ja manuaalityön vähentäminen
5) tiedolla johtamisen parantaminen ja toiminnan mittarointi
Nykytilan kartoituksessa (havainnoinnit, haastattelut) kriittisimmiksi kipupisteiksi nousivat erilaiset toimintatavat yksiköiden sijaistarpeiden ilmoittamisessa ja seuraamisessa, haasteet puutosvuorojen hallinnoinnissa ja käsittelyssä sekä manuaalisesta työstä johtuvat virheet.

Näiden pohjalta Seure tunnisti seuraavat kehityskohteet, joilla voidaan tukea resurssipalveluiden työtä: tarpeen kirjaaminen, tarpeen täyttö, kommunikointi ja tietojen ylläpito.

Omaseure Optiplus-järjestelmään liittyen: Ylimääräisistä exceleistä ja manuaalityöstä eroon. Keskitetään puutosten käsittely ja seuranta yhteen paikkaan. Puutoksien käsittelyn parantaminen. Seurannan/raportoinnin parantaminen.

Puiteyritysten kilpailutus ja yhteistyön kehittäminen: Laajennetaan eri ammattihenkilöiden saatavuutta. Lasketaan henkilöstövuokrauksen tuntihintoja. Tehostetaan yhteistyötä ja vähennetään ongelmatilanteiden määriä.

Päivystysprosessin kehitys: Tuodaan päivystysprosessin nykytila näkyväksi organisaation jäsenille. Etsitään prosessin pullonkauloja. Yhtenäistetään toimintatapoja. Tehostetaan henkilöstöpuutoksien käsittelyä ja lasketetaan henkilöstövuokrauksen määrää. Yhtenäistetään sijaisten hankinnan prosessia (pitkä- ja lyhyt aikaväli ja asiakkaan malli).

Erillistä rahoitusta ei kehittämiseen ole saatu ja kaikki on tehty omin voimin. Kustannuksia ei varsinaisesta kehittämistyöstä ole ajankäytön lisäksi tullut. Nyt kun järjestelmä on käytössä kuluja tulee jatkuvien palvelujen kustannuksen verran.
Kehittämisprojektin myötä käyttöönotettiin vaiheittain Seuren Opti+ järjestelmä. Järjestelmään viedään kaikki sijaistarpeet ja resurssipalvelut saavat hyvän kokonaiskuvan yksiköiden tarpeesta. Kommunikointi ja yksiköiden tilannekuva onparantunut merkittävästi. Myös yksiköt näkevät järjestelmästä, onko yksikköön tulossa varahenkilö tai seurelainen vai onko haku vielä avoin.

Sijaistenhankintaprosessin kehittäminen on tuonut yhtenäisempiä toimintatapoja, vähentänyt sekalaista monikanavaista viestintää ja epäselvyyksiä. Sijaisten hankinnan "päivystämisen" on saatu joustavammaksi ja henkilösidonnaisuutta on saatu vähennettyä.
Puitesopimuskumppanuudet ovat poikineet parempia sijaisia ja yhteistyö toimii. Myös tuntihinnat ovat kilpailutuksen myötä kohtuullistuneet.

Yksiköistä saatu palaute on ollut positiivista ja prosessi on koettu asiakasystävällisenä. Reaaliaikaisuus auttaa kaikkia pysymään tilanteen tasalla. Kehitystyö on vielä kuitenkin kesken ja vaatii hyvää yhteistyötä myös jatkossa. Järjestelmän käytössä on vielä yhtenäistämistä eri toimialojen välillä. Opti+ näkymät.pdf

Toimialat

Teemat