Hallinto- ja toimistotyö ei todellakaan ole tylsää! Digitalisaatiokehitys, tekoäly ja etätyö ovat muuttaneet työn tekemisen tapoja, mutta samalla ne myös haastavat yhteisöllisyyttä ja esihenkilötyötä. Mutta mitä hallinto- ja toimistotyötä tekevät ammattilaiset ajattelevat työstään? Mikä heitä innostaa? Tästä jutusta se selviää.
Viime syksynä pidetyissä työn murros asiantuntijakeskusteluissa ääneen pääsivät eri alojen ammattilaiset. Hallinto- ja toimistyötä koskevassa keskustelussa käytiin läpi työn muuttumiseen liittyviä tekijöitä ja pohdittiin muutosten vaikutuksia arjen työhön. Keskustelun lopuksi osallistujat saivat kirjata ylös onnistumisiaan ja mieleenpainuvimpia kokemuksiaan omassa työssä.
Digitalisaatio muuttaa hallinto- ja toimistotyön arkea
Keskustelussa nousi esille digitalisaation vaikutus omaan työhön ja työn tekemisen tapoihin. Kun järjestelmät ja tekoälyn hyödyntäminen etenevät ja rutiinitehtäviä pystytään automatisoimaan, se vapauttaa aikaa muihin tehtäviin. Teknologian kehittyessä tehtäviä ja prosesseja on jatkuvasti uudelleenmuotoiltava.
”Digitaalinen kehitys on pakottanut meidät ajattelemaan asioita eri tavoin ja tarkastelemaan kriittisesti nykyisiä työtehtäviä ja niiden tekemisen tapoja.”
Muutos ei kuitenkaan tapahdu hetkessä, se vaatii muutoskykyä ja uudenlaista osaamisen johtamista. Digitalisaatio edellyttää jatkuvaa opettelua ja uusien asioiden haltuunottoa.
"Työtehtävien automaatio nopeuttaa ja sujuvoittaa monia tehtäviä, mutta ihmisen tekemää tarkastustyötä se ei kokonaan poista.”
"Toimistosihteerien tehtäväkuva on muuttunut aiempaa enemmän muiden tukemiseksi erilaisten sähköisten järjestelmien käytössä – opastamista, kouluttamista ja ohjeiden kirjaamista.”
Myös sukupolvien väliset erot digitalisaatiossa näkyivät keskustelussa, mutta digiloikka koskee iästä huolimatta jokaista.
”Ihmettelen nuorten kollegoiden osaamista digimaailmassa. Tuntuu hyvältä, kun he tuovat osaamistaan näkyväksi ja opettavat tai näyttävät uusia toimintatapoja.”
”Senioreiden digiloikka ilahduttaa.”
Etä- ja hybridityö muuttavat arjen käytäntöjä
Etä- ja hybridityö nousi keskustelussa vahvasti esille. Korona vauhditti uusien digitaalisten työkalujen käyttöönottoa ja hyödyntämistä. Kokemukset lähi- ja etätyöstä kuitenkin vaihtelevat. Lähityössä voi leimata itsensä ulos, mutta etätyössä vapaa-ajan ja työn välinen raja on häilyvämpi.
Vaikka etä- ja hybridityötä on tehty jo vuosia, sen koetaan yhä haastavan yhteisöllisyyttä, ryhmädynamiikkaa, työhyvinvointia ja esihenkilötyötä. Hybridityössä tärkeäksi koettiinkin yhteiset ohjeet ja pelisäännöt.
”Hybridityö vaatii esihenkilöltä aktiivisempaa yhteydenpitoa työntekijöihin myös muiden kuin työtehtävien osalta.”
Etätyö voi myös johtaa multitaskaamiseen ja työn pirstoutumiseen, mikä ei ainakaan paranna työtehtävistä suoriutumista.
” Multitaskaaminen on asiantuntijatyössä jonkinlainen ongelma. Monet lukevat esimerkiksi sähköposteja palaverien aikana – johtaako tämä lopulta työn tehottomuuteen ja pitkiin palavereihin?”
Onnistumiset tekevät työstä merkityksellistä
Hallinto- ja toimistyön merkitykselliset hetket syntyvät onnistumisesta työssä ja yhdessä tekemisestä.
”Uuden työntekijän rekry ja työn sisällön muokkautuminen onnistui ja tuo nykyisin isoja säästöjä toiminnassa.”
”Pienikin edistyminen palkitsee ja lisää innostusta työhön. Uuden toimintatavan tai järjestelmän käyttöönotto voi tuntua hankalalta, mutta kun kuulee positiivista palautetta – että tämä toimi hyvin ja apu saatiin nopeasti ja oikea-aikaisesti – se antaa voimia ja kertoo siitä, että työtä on tehty hyvin ja että työ myös kantaa.”
Työpaikalla työkaverin tuki ja apu myös auttaa oppimaan ja oivaltamaan uutta.
”Kollega näytti, miten hän käyttää tekoälyä. Oivallus helpotti merkittävästi omaakin työtä.”
Myös yhteinen tekeminen ja asioiden näkyväksi tekeminen tuovat onnistumisen iloa.
”Johtoryhmän jäsenillä on kaikilla 3–4 keskeistä tavoitetta, jotka ovat kaikkien johtoryhmän jäsenten nähtävillä Teamsissa. Niiden etenemistä seurataan kvartaaleittain johtoryhmässä. Tämä on koettu todella positiivisesti ja ryhmällä on yhteinen tietämys tavoitteista, toimenpiteistä ja niiden etenemisestä.”
Seuraavaksi juttusarjassa esitellään ammatillista koulutusta
Tässä juttusarjassa ammattilaiset kertovat onnistumiskokemuksistaan omassa työssään. Seuraavaksi siirrytään peruskouluun ja tarkastellaan, mikä työssä innostaa ja tuo merkityksellisyyden kokemuksia.
Mikä on työn murroksen seuranta?
Työn murroksen seurantaa toteutetaan joka toinen vuosi Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n sekä alan pääsopijajärjestöjen yhteistyönä. Tavoitteena on tuottaa ajankohtaista tietoa työelämän muutoksista ja hyödyntää asiantuntijoiden näkemyksiä eri alojen kehityksestä.
Vuoden 2025 seurannassa tarkasteltiin 11 ammattialaa ja teemaa. Tulokset julkaistaan vuoden 2026 aikana. Vuoden 2023 seurannan julkaisusarjaan voi tutustua KT:n verkkosivuilla.
Lue sarjan kaikki osat alla olevista linkeistä:
Siksi tätä työtä tehdään: Mikä kirjastotyössä innostaa?
Siksi tätä työtä tehdään: Mitkä asiat innostavat perusopetuksessa?
Teksti: Anna-Mari Jaanu
