Teknisen keskuksen päätearkiston muuttoprosessin kehittäminen ja toteutus

Tausta - Mitä lähdettiin tekemään ja miksi
Idea Kangasalan kaupungin teknisen keskuksen päätearkiston muuttoprosessin kehittämisestä syntyi käytännön tarpeesta. Päätearkiston muuttoprojekti oli käynnistymässä, kun teknisen keskuksen kaikkien toimintojen muuton suunnittelu, vanhasta virastorakennuksesta uusiin tiloihin, tuli ajankohtaiseksi vuodenvaihteessa 2025-2026. Teknisen keskuksen palvelut siirtyivät toukokuussa 2026 uuteen virastorakennukseen, ja päätearkiston aineistot muutettiin helmi-toukokuun 2026 aikana uusiin arkistotiloihin. Muutoilla oli selkeä takaraja, sillä teknisen keskuksen vanhan virastorakennuksen purkutyöt käynnistyivät kesäkuussa 2026.

Lähtötilanne - Mikä aiheutti haasteita
Kangasalan kaupungin arkistoissa on pysyvästi säilytettäviä paperimuodossa olevia asiakirjoja yli 160 vuoden ajalta kunnan perustamisvuodesta lähtien. Aineistojen säilyttämiseen kaupungilla on useampi päätearkisto. Määrällisesti paperimuotoisia aineistoja on kaupungin eri päätearkistoissa yhteensä lähes 2000 hyllymetriä. Teknisen keskuksen arkisto on yksi kaupungin käytetyimmistä päätearkistoista. Tietopyyntöjä teknisen keskuksen arkiston asiakirjoihin kohdistuu päivittäin. Asiakirjapyyntöjä tulee sekä organisaation sisältä että ulkopuolelta. Tietopyynnöt voivat koskea esim. yksittäistä päätöstä tai sopimusasiakirjaa tai kohdistua määrällisesti laajempiin kokonaisuuksiin kuten lupa-asiakirjoihin liitteineen tai kunnan rakennuskiinteistöjen piirustusaineistoihin. Muuttoprojektin ensimmäinen haaste syntyi siitä, että arkistoaineistoja piti pystyä käyttämään ja asiakirjoihin kohdistuviin tietopyyntöihin vastaamaan myös muuttoprosessin aikana.

Teknisen keskuksen päätearkistossa on kolmen palvelualueen eli rakentamisen, maankäytön sekä ympäristö- ja rakennusvalvonnan aineistoja. Muutettavaa aineistoa oli määrällisesti paljon ja monenmuotoista. Arkistohyllyihin sijoitettavaa aineistoa eli arkistokoteloita ja sidottuja asiakirjoja oli yli 600 hyllymetriä. Muuttolaatikoihin ja -rullakoihin pakattuna se tarkoitti toista tuhatta muuttolaatikkoa ja kymmeniä rullakoita. Kaupungin muista päätearkistoista teknisen keskuksen päätearkisto poikkeaa siinä, että hyllytavaran lisäksi arkistossa on noin 100 000 isokokoista asiakirjaa: karttoja, piirustuksia ja ilmakuvia. Näitä säilytetään 30 kooltaan ja muodoltaan erikokoisessa arkistokalusteessa: vetolaatikoissa, arkuissa, kaapeissa ja piirustuslokerikoissa. Muuttoprojektin toinen haaste liittyi vanhan arkistotilan rajalliseen kapasiteettiin: piti löytää tila missä muuttolaatikoiden ja -rullakoiden pakkaaminen voitiin tehdä ja pakatut muuttolaatikot ja -rullakot säilyttää.

Teknisen keskuksen päätearkiston vanhimmat asiakirjat ovat 1800-luvulta: mm. karttoja, koulujen rakennuspiirustuksia ja kiinteistöjen kauppakirjoja. Uusimmat asiakirjat ovat 2000-luvulta, ja aineistomäärät ovat kasvaneet alun muutamista asiakirjoista useamman hyllymetrin kokonaisuuksiksi. Teknisen keskuksen päätearkisto oli ollut vuosien aikana moninaisella hoidolla. Arkistointia oli tehty erilaisista osaamistaustoista, aineistoa oli lainattu ja käsitelty ajoittain melko huolettomasti ja asiakirjat olivat aikojen kuluessa menneet epäjärjestykseen. Osa aineistosta oli pinottu, arkistossa syntyneen tilanpuutteen vuoksi, arkistokalusteiden päälle. Koska arkistossa ei ollut riittävästi tilaa oli osa päätearkistoon kuuluvasta aineistosta sijoitettu teknisen keskuksen työhuoneisiin, kellarikerroksen väestönsuojatiloihin, varastokomeroihin ja myös Kangasalan kaupungin muihin päätearkistoihin. Muuttoprojektin kolmas haaste syntyikin siitä että aineistokokonaisuudet piti etsiä ja koota yhteen että saatiin selvyys aineiston määrästä.

Tavoitteet - Mitä haluttiin saavuttaa
Muuttoprojektin ensisijaisena tavoitteena oli teknisen keskuksen päätearkiston aineistojen muutto lähtöpaikasta uuteen paikkaan annetussa aikataulussa. Muuttoprojektin aikataulu määrittyi uuden arkistotilan remontin valmistumisen mukaan ja reunaehdot saneli vanhan virastotalon purkuaikataulu. Muuton toinen tavoite, muuttoprosessin kehittäminen, syntyi siitä, että arkistoaineistoja piti pystyä käyttämään myös muuton aikana. Muuton kolmas tavoite määrittyi arkiston nykytilaa arvioitaessa. Teknisen keskuksen päätearkiston järjestys ja toimintatavat aineistojen kanssa eivät olleet kunnossa. Uudessa päätearkistossa haluttiin toimia toisella tavalla. Arkiston käyttäjien kanssa koottiin havaintoja siitä miten paperiaineistoista tehdään tietohakuja, kuinka hyvin ja tehokkaasti tarvittavat tiedot löytyvät, kuinka hyvin arkiston järjestys säilyy, palautuvatko aineistot takaisin arkistoon ja palautuvatko asiakirjat oikeille hyllypaikoilleen. Päätearkiston käytön tehostamiseen ja selkeyttämiseen nähtiin tarvetta.

Teknisen keskuksen tyhjentäminen ja muutto uusiin tiloihin oli valmistelevine työvaiheineen useamman vuoden työ. Päätearkistoon kuuluvan aineiston asiakirjaseulontaa ja -hävityksiä tehtiin jo vuonna 2024 sekä arkistossa että työhuoneissa. Itse muuttoprojekti käynnistyi vuoden 2025 marraskuussa, jolloin alkoi arkistoaineistojen muuttoerien suunnittelu. Kyseessä oli monitahoinen muuttoprojekti. Poikkeuksellisen siitä teki iso aineistomäärä ja se että päätearkisto oli koko ajan aktiivisessa käytössä. Kehittämistoimenpiteet - Mitä kehitettiin ja mitä konkreettista tehtiin
Teknisen keskuksen päätearkiston muuttoprojektia käynnistettäessä nähtiin heti ettei kyseessä ollut tavanomainen muutto missä muutettavien tavaroiden siirtäminen lähtöpaikasta uuteen paikkaan onnistuisi yhdellä kerralla. Arkiston muuttoprosessi olisi vaiheittain etenevä tapahtumasarja, ja muuton toteutuksessa edettäisiin muuttoerittäin. Päätearkiston aineiston muuttamiseen laskettiin tarvittavan kahdeksan isoa muuttoautollista. Yksittäisen muuttoerän työstö vei kuukausia. Kuhunkin muuttoerään sisältyi muuton lähtöpaikassa valmistelu-, pakkaus- ja siirtotyövaiheita ja uudessa paikassa purkamis-, järjestely- ja hyllytystyövaiheita. Ennen kun aineistoja päästiin pakkaamaan muuttolaatikoihin, edelsi muuttoa neljä aikaa vievää valmistelevaa työvaihetta: arkistoon kuuluvien aineistojen kokoaminen takaisin kokonaisuuksiksi, aineistojen järjestäminen, työhuoneisiin kertyneiden papereiden siivoaminen ja asiakirjojen seulominen. Eniten työaikaa vei seulominen eli pysyvästi säilytettävien asiakirjojen erottaminen määräajan säilytettävistä. Muuttoprosessia ohjasi keskeisimpinä periaatteina tietovarantojen hallinta, arkistoaineistojen säilymisen turvaaminen ja tietopalvelun sujuvuus. Muuttoeriä työstettäessä varmistettiin se, että kaikilla oli tieto siitä mitä aineistoja kukin muuttoerä sisälsi. Muuttoerät pakattiin aineistokokonaisuuksittain ja niistä laadittiin tarkat arkistoluettelot sillä ajan tasalla olevat arkiston sisällöstä kertovat arkistoluettelot puuttuivat kokonaan. Pakkausvaiheessa varmistettiin ettei aineistoissa ollut likaa eikä tuhohyönteisiä ja sidotut asiakirjat ja arkistokotelot imuroitiin. Muuttoeriin ei pakattu määräajan säilytettäviä aineistoja joiden säilytysaika oli jo päättynyt. Tällaiset asiakirjat hävitettiin tietoturvallisesti.

Resurssointi - Ketkä olivat mukana kehittämässä ja toteuttamassa
Teknisen keskuksen päätearkiston muuttoprosessi kehitettiin ja toteutettiin kunnan omia henkilöresursseja käyttäen normaalin työajan puitteissa. Kehittämisessä edettiin arkistosta, sen käytöstä ja toimintatavoista tehtyjen havaintojen pohjalta. Kehittämisessä huomioitiin teknisen keskuksen kunkin palvelualueen päätearkistoon liittyvät tarpeet. Muuttoprosessi kehitettiin sellaiseksi, että se tuki mahdollisimman paljon eri palvelualueiden päivittäistä toimintaa. Arkiston muutossa täytyi huomioida joukko arkiston käytettävyyteen liittyviä näkökohtia. Muuttoerien kanssa edettiin niin että aineistojen valmistelu- ja pakkausvaiheet häiritsisivät aineistoon kohdistuvia tietopyyntöjä mahdollisimman vähän. Muuttokuormiin pakatut aineistoerät eivät voineet olla pitkään muuttolaatikoissa ja -rullakoissa vaan ne täytyi päästä hyllyttämään uuteen arkistoon mahdollisimman sujuvasti. Lisäksi muuttoprosessissa täytyi huomioida muuton lähtöpaikan fyysiset rajat. Arkiston muuttoerät täytyi pystyä pakkaamaan ja pakatut muuttolaatikot ja -rullakot säilyttämään niin, että asiakirjojen tietoturva ja säilyminen taattiin myös pakkausvaiheessa.

Päätearkiston muuttoprojektiin valittiin kokopäiväinen projektin vetäjä, joka vastasi muuttoprojektista, sen organisoinnista, muuton käytännön toteutuksesta ja etenemisestä aikataulussa. Vetäjän rinnalle nimettiin työryhmä, arkistotiimi, joka koostui teknisen keskuksen kolmen palvelualueen, rakentamisen, maankäytön sekä ympäristö- ja rakennusvalvonnan työntekijöistä. Heistä jotka käyttivät arkistoa ja vastasivat oman palvelualueensa arkistoinnista. Koko muuttoprojektin ajan työskenneltiin tiiviisti kaupungin kiinteistöpalvelun, kiinteistöinsinöörin ja teknisen varikon työntekijöiden kanssa. Toinen tärkeä taho oli kaupungin asiakirjahallinto: asiakirjahallinnon suunnittelijan ja tiedonhallintasihteerin osaamista käytettiin asiakirjojen seulontaa ja järjestämistä koskevien yksityiskohtien suunnittelussa. Päätearkiston muutto täytyi myös saada linkittymään sekä teknisen keskuksen työarjen että keskuksen palvelujen muuttopäivän ajankohdan kanssa. Kahteen uuteen toimipisteeseen tehtävien muuttojen kitkaton yhteistyö edisti vanhan virastotalon tyhjentämistä aikataulussa.

Hävitettävien asiakirjojen tietoturvallinen poisvienti ostettiin tietoturvamateriaalien käsittelyyn erikoistuneen yrityksen palveluna. Tietoturvahävitykset tehtiin kahdeksassa erässä: 8-12 tietoturvasäiliötä kerrallaan. Yhteensä hävitykseen toimitettiin 75 täyttä 240 litran tietoturvasäiliötä eli 18 000 litraa paperia. Kiloiksi muutettuna hävitettäviä asiakirjoja oli yli 10 000 kg. Arkistoaineiston kuljetus- ja siirtotyö ostettiin muuttoyrityksen palveluna. Aineistojen siirtoon käytettiin yhteensä kahdeksan muuttopäivää. Jokaisessa muuttoerässä kuljetettiin noin 5000 kg asiakirjoja ja lisäksi piirustuslokerikkoja ja -laatikostoja, kartta-arkkuja tai riippukansiolaatikostoja. Yhteensä muutettavaa aineistoa oli yli 30 000 kg.
Muuttoprosessin kehittämisen vaikutukset - Mitä saatiin aikaan
Teknisen keskuksen päätearkiston muuton yhteydessä kehitettiin paperimuotoisen päätearkiston muuttoprosessin toimintamalli. Toimintamallissa painottuu päätearkiston päivittäisen toiminnan ja arkiston käyttäjien huomioiminen. Uutta siinä on päätearkiston muuttoprosessin toteuttaminen työvaiheittain ja muuttoerittäin.

Teknisen keskuksen päätearkiston muutto tehtiin sekä henkilöresursseiltaan että ostopalveluiltaan kustannustehokkaasti. Ennakoivan suunnittelun ja valmiiksi järjestettyjen ja pakattujen muuttoerien myötä painavien muuttoerien liikuttamiseen käytettyä muuttofirmaa pystyttiin käyttämään muuttopäivien aikana työtuntien suhteen tehokkaasti ja myös muuttopäivien kokonaismäärää ajatellen kustannustehokkaasti. Tietoturvahävitykset suunniteltiin niin, että tietoturvahävityksistä vastaava yritys pystyi noutamaan täydet tietoturvasäiliöt mahdollisimman vähäisin ajokilometrein, kuljetusten ympäristövaikutukset huomioiden.

Hyödyt - Mikä muuttui ja parani
Suurin muutos ja hyöty päätearkiston muuttoprosessin kehittämisestä ja arkistomuuton toteutuksesta kohdistuu Kangasalan kaupungin teknisen keskuksen päätearkiston tietovarantoja ja tietopyyntöjä koskevaan toimintaan. Ennen muuttoa päätearkiston aineistot olivat hajallaan ja osittain epäjärjestyksessä. Muuton yhteydessä aineistot koottiin, järjestettiin uudelleen, luetteloitiin ja hyllymerkittiin mikä paransi tiedonhakua, aineistojen hallintaa ja arkiston käytettävyyttä. Tekniseen keskukseen tulevien tietopyyntöjen määrässä on huomattavissa kasvava trendi. Ulkoisia tietopyyntöjä tulee määrällisesti aiempaa enemmän ja ne koskevat laajempia asiakirjakokonaisuuksia. Teknisen keskuksen eri palvelualueiden henkilöstö ja erityisesti arkiston käyttäjät, tekniset avustajat, maankäyttöinsinöörit ja palvelusihteerit hyötyvät tehdystä kehitystyöstä tiedonhakuun käytetyn työajan tehostumisena.

Muuton myötä teknisen keskuksen päätearkisto sai uudet paremmat arkistotilat, jotka täyttävät pysyvästi säilytettävien arkistoaineistojen säilyttämiseen tarkoitettujen tilojen vaatimukset vanhaa arkistotilaa paremmin. Uudessa päätearkistossa huomioitiin tilojen toiminnallisuus. Arkistoaineiston käsittelylle varattiin riittävästi työtilaa ja isot, säädettävät työtasot. Arkistossa työskentelyn ergonomia ja työturvallisuus huomioitiin hankkimalla hyllynvälityöskentelyyn liikuteltavia apupöytiä ja -välineitä kuljetus- ja käsikärryistä työturvallisiin tikkaisiin. Uuteen päätearkistoon varattiin riittävät ja toimivat hylly- ja kalustepaikat kaikille asiakirjoille. Muuttoprosessin edetessä vaihdettiin rikkinäiset ja epäergonomiset arkistokalusteet uusiin, työturvallisempiin kalusteisiin. Paperimuotoisen aineiston asianhallintaan liittyvät toimintatavat suunniteltiin uudella tavalla. Päätearkiston tilasuunnitelmassa huomioitiin tiedonhaun sujuvuus ja myös arkistoaineistoon kohdistuvat tulevat huolto- ja hoitotoimet. Aineistot järjestettiin niin että asiakirjat ja aineistokokonaisuuksien jatkumot löytyvät jatkossa aiempaa helpommin. Muuttoprosessin edetessä tehtiin myös aineiston huoltotoimia ja uudelleenkoteloitiin asiakirjoja satojen arkistokoteloiden verran, koska huonokuntoiset kotelot eivät olisi kestäneet muuttoprosessia: siirtämistä muuttolaatikoihin tai -rullakoihin, aineistojen kuljetusta ja muuttolaatikoista tai -rullakoista purkamista.

Lopputulokset - Oliko kehittämisteko onnistunut
Päätearkiston muuttoprosessin kehittämis- ja toteutustyön myötä syntyi toimiva, arkiston käyttäjien näkökulmasta suunniteltu ja testattu muuttoprosessin malli, jota voidaan hyödyntää Kangasalan kaupungin tulevissa arkistomuutoissa ja laajemmin myös muissa kunnissa tehtävissä arkistomuutoissa. Kaikissa kunnissa on vielä paljon paperimuodossa olevia asiakirjoja joiden pysyvästä säilyttämisestä kuntien on vastattava vaikka aineistoista tehtäisiinkin käyttöskannauksia digitaaliseen muotoon. Pienimmissäkin kunnissa tällaisia pysyvästi säilytettäviä paperisia arkistoja voi olla määrällisesti satoja hyllymetrejä. Osa hyvin epäkäytännöllisissä tiloissa.

Muuttoprosessia kehittäessä ja muuttoa toteuttaessa kertyi paljon havaintoihin ja kokemukseen perustuvaa osaamista. Tätä tietoa voidaan käyttää päätearkistojen tila- ja kalustesuunnittelussa ja toimivuuden kehittämisessä. Päätearkistojen muuttojen tai tilajärjestelyiden yhteydessä voidaan suhteellisen helposti ja vähäisin kustannuksin saavuttaa laadukkaampaa tiedonhallintaa, tehokkaampia toimintatapoja ja sujuvampia käyttäjäkokemuksia. Kaupungin asiakirjahallinto hyötyy muuttoprosessin aikana kehitetyistä arkistoluetteloista. Arkistoluetteloiden rakenne ja asiasisällöt muokattiin jo muuttoprosessin alkuvaiheessa sellaisiksi että niiden pohjalta voidaan tulevaisuudessa kehittää tarkempia ja tehokkaampia tiedonhakuja.

Päätearkistojen muuttoja ei tapahdu usein. Miten mitata onnistumista kehitystyölle joka on siihen osallistuneiden tekijöiden työuralla melko ainutlaatuinen tapahtuma. Teknisen keskuksen päätearkiston muuttoprosessin kehittämis- ja toteutustyön myötä lisääntyi muuttoprojektissa mukana olleiden päätearkiston käyttäjien tietoisuus päätearkiston aineistojen sisällöstä ja tietovarantojen laajuudesta. Toivon mukaan uuden päätearkiston käytön myötä lisääntyy myös tieto asiakirjojen synty- ja käsittelyhistoriasta teknisen keskuksen eri lautakunnissa, ja samoin se miten tiedonhakuja voidaan tehdä ja mistä tietoja voidaan etsiä silloin kun niitä ei löydy ensisijaisesti ajatellusta asiapaikasta. On ollut ilo jo nyt, vasta muutamia kuukausia uusissa tiloissa toimittuamme, nähdä kuinka osalla kehitysprosessiin osallistuneista heräsi kiinnostus ottaa vastuuta arkiston kunnosta ja järjestyksestä aikaisempaa itsenäisemmin. Uusi toimiva arkistotila teki arkistossa asioimisesta ja päivittäisestä arkistossa työskentelystä mukavampaa. Uudelleenjärjestetyt aineistot houkuttelevat jatkamaan aineistojen järjestely- ja huoltotyötä jatkossakin. Aineistojen etsiminen, käyttäminen ja takaisin paikalleen järjestely helpottui huomattavasti pienillä, mutta tiedonhaun kannalta merkittävillä hylly- ja kalustemerkinnöillä sekä kaluste- ja apuvälineuudistuksilla. Uusien toimintatapojen jalkautuessa kunnolla työarkeen on asiakirjoihin kohdistuvan tiedonhaun ja asiakaspalvelun mahdollista nopeutua tulevina vuosina.

Toimialat

Toiminnot

Teemat