Viestinnän käsikirja ja muokattava viestintäsuunnitelmapohja

Hyvinvointialueen viestintäpalveluissa oli tunnistettu tarve vahvistaa henkilöstön ja erityisesti esihenkilöiden viestintäosaamista sekä kuvata ja ohjeistaa yhteisiä viestinnän käytänteitä.

Hyvinvointialueen toiminnan käynnistyessä 1.1.2023 hyvinvointialueelle oli siirtynyt henkilöstöä eri kunnista ja sote-kuntayhtymistä. Aiemmissa organisaatioissa oli kussakin ollut omanlaisensa viestintäkulttuuri sekä erilaisia viestinnän toteuttamisen tapoja.

Hyvinvointialueen ensimmäisinä toimintavuosina alueelle vakiinnutettiin omat, uuden organisaation tavoitteita ja tarpeita vastaavat viestintäkäytänteet.
Todettiin, että seuraava askel olisi kuvata yhteiset tavat toimia selkeään, käytännönläheiseen ohjeeseen.

Samanaikaisesti tunnistettiin, että hyvinvointialueen eri yksiköt ja toimijat hyötyisivät aiempaa strukturoidummasta viestinnän suunnittelun tuesta. Todettiin, että helppokäyttöinen, pohdintaan kannustava työkalu auttaisi sekä hyvinvointialueen eri palveluyksiköitä että viestintäpalveluita. Hyvinvointialueen viestintäpalveluissa päätettiin lähteä koostamaan sekä viestinnän käsikirjaa että sen rinnalle yksiköiden käyttöön Word-ohjelmalla käytettävää, muokattavaa viestintäsuunnitelmapohjaa.

Kirjoitustyö toteutettiin omana työnä, yhdessä koko tiimin voimin. Jokainen viestintäammattilainen saattoi näin ollen tuoda oman vastuualueensa näkökulmasta huomioita sekä käsikirjaan että viestintäsuunnitelmapohjaan.

Useiden kirjoitustyöpajojen jälkeen viestinnän käsikirjasta muodostui kattava ja käytännönläheinen, noin 20-sivuinen ohjeisto.

Valitsimme siihen seuraavat pääteemat:
• viestintävastuut ja organisoituminen
• viestinnän suunnittelu
• viestinnän osa-alueet
• viestintäkanavat
• kuvaaminen, valokuvat ja kuvien julkaisu
• brändi ja visuaalinen ilme
• viestintään liittyvät hankinnat
• tekoäly viestinnässä
• viestintään vaikuttava lainsäädäntö.

Wordilla muokattava viestintäsuunnitelmapohja puolestaan on viisisivuinen dokumentti, joka on laadittu mahdollisimman helppokäyttöiseksi ja käyttäjäystävälliseksi. Se sisältää sekä ohjaavia tekstejä, apukysymyksiä että havainnollistavia esimerkkejä.

Viestintäsuunnitelmapohja koostuu seuraavista osioista:
• viestinnän tavoitteet
• kohderyhmät
• pääviestit
• sisällöt
• äänensävy
• resursointi
• viestintätoimenpiteet.

Toimintamallina on, että se palveluyksikkö, jolla viestintätarve on, työstää pohjaa ensin itse, eri osa-alueita pohtien. Painopisteenä ovat tässä vaiheessa erityisesti viestinnän tavoitteet ja kohderyhmät. Tämän jälkeen pohja, ja erityisesti viestinnän kanavat ja viestintätoimenpiteet, käydään läpi yhdessä viestintäammattilaisten kanssa.

Yhteisen työstön lopputuloksena syntyy viestintäsuunnitelma, joka myös toimii tarvittaessa toteutetun viestinnän dokumentaationa.

Viestinnän käsikirjan (ml. viestintäsuunnitelmapohjan) hyväksyi hyvinvointialueen johtoryhmä tammikuussa 2026.

Viestinnän käsikirja ja viestintäsuunnitelmapohja ovat koko henkilöstön luettavissa ja ladattavissa hyvinvointialueen intrasta. Viestinnän käsikirja ja viestintäsuunnitelmapohja lanseerattiin henkilöstölle alkuvuodesta 2026.

Tähänastiset käyttökokemukset ovat olleet hyviä. Etenkin viestintäsuunnitelmapohja on kerännyt käyttäjiltä kiitosta siitä, että työkalu auttaa kirkastamaan paitsi itse toiminnan tavoitteita, myös niitä tavoitteita, joihin viestinnällä pyritään.

Hyvää palautetta on myös saatu siitä, että pohja ohjaa kuvaamaan viestinnän eri kanavissa toteutettavat toimenpiteet yhteen kokonaiskuvaan.

Hyvinvointialueen viestintäammattilaisia tehty kehitystyö on hyödyttänyt muun muassa siten, että viestintään osoitetut yhteydenotot ovat aiempaa pohjustetumpia. Yleisluontoiset neuvonta-, yhteystieto- ja toimintatapatiedustelut ovat vähentyneet, mikä on mahdollistanut viestintäammattilaisten aiempaa paremman keskittymisen ydintehtäväänsä.

Yhdessä yksiköiden kanssa tehtävää viestinnän suunnittelua on pystytty viemään uudelle tasolle. Aiemmin yksiköt sanoittivat viestintätarvettaan monesti erilaisten yksittäisten viestintätuotteiden kautta. Tätä nykyä yksiköissä ajatellaan kuitenkin viestintää laaja-alaisemmin, jolloin pohdintaan nousevat vaikkapa kunkin viestittävän aiheen kannalta vaikuttavimmat kanavat ja tarkoituksenmukaisin ajoitus.

Koemme, että viestinnän käsikirja sekä viestintäsuunnitelmapohja ovat olleet kaiken kaikkiaan varsin onnistuneita ja kustannustehokkaita kehittämistekoja.

Toimialat

Teemat