Uusi henkilöstöviestinnän ratkaisu pitää henkilöstön ajan tasalla Oma Hämeessä

Oma Hämeessä henkilöstöviestintää ja sen kehittämistä pidetään erittäin tärkeänä. Viestinnän avulla halutaan rakentaa yhteistä organisaatiokulttuuria, tukea avointa vuorovaikutusta sekä varmistaa, että henkilöstö pysyy ajan tasalla muutoksista ja saa olennaiset uutiset sekä tiedotteet helposti ja ajantasaisesti.

Suuressa organisaatiossa uutisia ja tiedotteita julkaistaan runsaasti, eikä työntekijöillä tunnu olevan aikaa käydä niitä intrasta etsimässä ja lukemassa. Lähijohtajat ovat osaltaan vastuussa, että tieto tärkeistä kaikille kuuluvista asioista saavuttaa omat työntekijät. Lähijohtajilla on kuitenkin valtavasti paljon muutakin tehtävää. Lähijohtajat kokivat, ettei heillä millään riittänyt aika lukea, etsiä ja hahmottaa kaikkea tarvittavaa.

Tavoitteeksi otettiin siis viestinnän sirpaleisuuden vähentäminen ja sekä lähijohtajien että työntekijöiden ajan säästäminen. Näin ollen keskittyminen olennaisiin asioihin olisi myös sujuvampaa. Ratkaisuna kehitettiin viikoittaiset Mitä työyhteisön tulee tietää juuri nyt -viikkokooste sekä Lähijohtaja, nämä tiedot on sulle -lähijohtajakirje.

Jokaisen viikon alussa lähijohtajat saavat sähköpostiinsa Mitä työyhteisön tulee tietää juuri nyt -viikkokoosteen, johon on koottu kuluneen viikon tärkeimmät intra-uutiset, tiedotteet ja muut ajankohtaiset asiat. Jokaisesta uutisesta/asiasta kerrotaan ihan lyhyesti pääasiat ja mukana on linkki intrauutiseen, josta löytyy lisää tietoa. Lähijohtajat voivat hyödyntää koostetta viikkopalavereissa tai jakaa sen suoraan omalle henkilöstölleen – näin varmistetaan, että tieto tavoittaa kaikki. Erityisesti viikoittainen tahti on koettu tarpeelliseksi, sillä harvemmin jaettavat koosteet eivät palvele tiedonkulkua yhtä tehokkaasti.

Koosteita kehitetään jatkuvasti: osaan koosteista on lisätty esimerkiksi tiedot tulevista koulutuksista sekä tietoa tulevista tiedotettavista asioista ja kysytty myös, mistä asioista työntekijät haluaisivat kuulla lisää. Tavoitteena on lisätä läpinäkyvyyttä ja avoimuutta viestinnässä.

Lisäksi on kehitetty erillinen viikkokirje ”Lähijohtaja, nämä tiedot on sulle”, joka kokoaa vain lähijohtajille suunnattuja tiedotteita ja velvoitteita. Tukena toimii myös erityinen intran sivu, josta kaikki lähijohtajille tärkeä tieto löytyy yhdestä paikasta. Viikkokoosteista on koettu olevan merkittäviä hyötyjä arkeen, ja ne ovat saaneet laajasti kiittävää palautetta eri puolilta organisaatiota. Koosteiden ansiosta tärkeät asiat eivät huku tietotulvaan, työaikaa säästyy, ja tiedonkulku on sujuvampaa – erityisesti, kun yksittäisten sähköpostien sijaan kaikki olennaiset viestit on koottu kahteen viikkokoosteeseen. Sähköposti kun kuitenkin edelleen koetaan tehokkaimmaksi ja mieluisammaksi tiedotuskanavaksi kiireisessä ja monikanavaisessa arjessa. Koosteita hyödynnetään aktiivisesti myös tärkeiden muistutusten ja sisäisen markkinoinnin välineenä, jolloin esimerkiksi tulevat kyselyt eivät jää huomaamatta. Viikkokoosteiden suosio ja aktiivinen käyttö osoittavat niiden tarpeellisuuden.

Viikkokoosteet ovat parantaneet tiedonkulkua ja tehneet sisäisestä viestinnästä entistä avoimempaa ja saavutettavampaa. Lähijohtajien työaikaa vapautuu henkilöstön johtamiseen ja organisaation tärkeiden asioiden käsittelyyn, kun tiedon etsiminen vähenee. Koosteiden sisältöä kehitetään jatkuvasti käyttäjiltä saadun palautteen perusteella.

Vaikka koosteen tekeminen vie työpanosta asiantuntijoilta, säästää se potentiaalisesti huomattavan määrän aikaa sadoilta, ellei tuhansilta työntekijöiltä. Kyseessä on yksinkertainen, helposti kopioitavissa oleva kehittämisteko, jolla on valtava vaikutus arjen sujuvuuteen.

"Meillä oli tänään terveydenhuollon toimialan lähijohtajainfo ja linjoilla n. 100 henkilöä.
Ensinnäkin ISO kiitos tuottamistanne koosteista - molemmista. Ne koetaan erittäin hyödyllisiksi. "

"Moi. Tämä tapa ansaitsisi jonkun palkinnon: siitä tulee paljon hyvää palautetta. Lähijohtajat eivät ehdi seilata intrassa, mutta tämä omaan sähköpostiin tuleva menee perille. Kiitos."

"Hei, positiivista palautetta Teille. Lääkäreiden lähijohtajista useampi on kertonut tämän viikkotiedotteen olevan LOISTAVA! Lääkärit eivät juuri seuraa intranettiä, ei myöskään vaikka ovat lähiesihenkilöitä (tiedän, että pitäisi mutta he tekevät lähes kaikki päivittäin potilastyötä ja iltaisin hoitavat hallintoa....). Tämä tiedote kokoaa asiat loistavasti yhteen, ja vaikka kaikki asiat eivät koske lääkäreitä niin tästä löytää kootusti asiat. Eli SUURI KIITOS VIIKKOTIEDOTTEESTA."

"Hei, ja kiitos. Haluan vain sanoa, että tämä kooste helpottaa kyllä esihenkilöä- ainakin minua paljon, kun asiaa ja työtä on niin paljon. Tästä saa suoran pohjan siihen mitä omilleen tiedottaa- yksikön asioiden ohessa. " Esimerkki viikkokoosteesta.pdf
Lähijohtajakirjeen esimerkki.pdf

Toimialat

Teemat