Suomi.fi - palvelujen hallintamalli

Suomi.fi -palvelut on Digi ja väestötietovirasto DVV:n kehittämä ja ylläpitämä erittäin laaja palvelukokonaisuus, joiden käyttäminen julkishallinnon organisaatioille on lakisääteistä. Palvelukokonaisuuksien käyttöönotto ja vastuuttaminen kunnissa on vuosien saatossa toteutettu pirstaleisesti, sattumanvaraisesti ja ilman kokonaisnäkemystä. Ajan saatossa Suomi.fi -palvelujen kokonaisuus onkin muodostunut erittäin laajaksi ja monimutkaiseksi "entiteetiksi", jonka monitahoisuutta, laajuutta ja vaativuutta ei kunnissa riittävästi tunnisteta.

Palvelujen vastuiden muutoshallinta on määrittelemättä ja palvelujen käyttö on siiloutunutta ja usein vailla koordinaatiota. Ongelman ratkaisemiseksi kartoitettiin Naantalin kaupungin eri Suomi.fi-palvelujen käyttö sekä määriteltiin näihin liittyvät prosessit, roolit ja vastuut. Tämän jälkeen määriteltiin muutoshallintaprosessi ja kirkastettiin yhteinen tahtotila. Tavoitteena oli, että organisaatiossa kokonaiskuva ja tietoisuus Suomi-palveluista lisääntyisi.

Muutoshallinta mahdollistaa jatkossa ajantasaiset tiedot. Projektin rajauksena oli, että projektissa ei ylläpidetä tai muuteta olemassa olevia käyttöoikeuksia tai palveluita. Projektin tavoitteena oli tuottaa dokumentaatiota Suomi.fi-palveluista intraan, kuvata eri Suomi.fi - palvelut, niihin liittyvät käyttötapaukset, prosessit, prosessikaaviot, selkeyttää roolit (Omistajuus, pääkäyttäjät) ja laatia Suomi.fi palvelujen käytön kehitysmalli. Perustettiin ohjausryhmä niistä henkilöistä, jotka aikanaan oli nimetty vastuuhenkilöksi Suomi.fi-palvelujen "moduuleista". Ohjausryhmän työrukkaseksi nimettiin kolmen hengen tehokas projektiryhmä selvittelemään käytännön asioita ja tekemään palveluista dokumentaatiota. Ulkoisina toimijoina hyödynnettiin DVV:tä, Suomi.fi -sivustoja sekä Tieraa.

Ohjausryhmä ja projektiryhmä työskentelivät tehokkaasti ja tuloksekkaasti. Esim. palvelujen käyttäjähallintaa ei ollut mistään valmiina saatavilla, vaan se piti selvittää organisaatiotasolla. Saatiin selvitettyä käytössä olevien palvelujen laajuus, nimettiin niille vastuuhenkilöt ja selkeytettiin heidän rooliaan. Laadittiin Suomi.fi palveluiden kehitysmalli, joka on sidoksissa kaupungin tarjoamien palveluiden digitalisointiin. Jatkossa palvelujen kehityksestä tulee tallettaa ideat ja käsitellä ne Suomi.fi ohjausryhmässä. Tämä prosessi mahdollistaa tehokaan yhteistyön ja varmistaa, että kaikki kehitysideat arvioidaan ja toteutetaan Naantalin kaupungissa parhaalla mahdollisella tavalla.

Kun kehitysmalli (hallintamalli) saatiin luotua., ohjausryhmää laajennettiin niillä henkilöillä, joilla todettiin olevan vastuita Suomi.fi -palveluista. Ohjausryhmä on sittemmin kokoontunut neljännesvuosittain ja jokainen vastuuhenkilö esittelee niissä omien vastuittensa kehittämissuunnat, jotka huomioidaan kaupungin palvelujen suunnittelussa talousarviota ja toimenpidesuunnitelmia laadittaessa.

Paras ja konkreettisin hyöty oli vastuiden selkeyttäminen ja palvelujen laajuuden ymmärryksen parantuminen. Jokaiselle palvelulle nimettiin "omistaja" sekä "pääkäyttäjä". Myös kaupungin johdon ymmärrys palvelujen laajuudesta vastuiden selkeyttämistarpeesta kasvoi.

Intrasivujen julkaiseminen on vielä kesken, mutta ohjausryhmä kokoontuu jo säännöllisesti. Ohjausryhmä on käsitellyt palvelujen valtakunnalliset kehittämislinjat ja huolehtii niiden jalkauttamisesta organisaatioon. suomiFIprojektikuvaus.pdf

Toimialat

Teemat