Kohti tehokkaampia ja vuorovaikutteisempia kokouksia

Lahdessa oli asetettu tavoitteeksi edistää vuorovaikutustaitoja monille eri tasoilla. Lisäksi yhdestä johtoryhmästä tuli toivetta järjestää kokouskoulutusta. Aloimme kehityspalveluissa ideoimaan ja totesimme, että meillä on itsellämme riittävää osaamista lähteä kehittämään tätä uudenlaista koulutusta. Tavoitteena oli kehittää kokoustamiseen malli, jossa kokoukset olisivat tehokkaampia, mutta samalla vuorovaikutteisempia. Alkuvaiheessa jalkaudumme kollegani kanssa mitä erilaisimpiin kokouksiin eri puolilla kaupunkiorganisaatiota, teimme havaintoja sekä kokeiluja. Omassa kehityspalveluiden viikkokokouksessa otimme käyttöön uusia menetelmiä (mm. puheenjohtajaroolin kierrättäminen) ja keräsimme palautetta osallistujilta.

Seuraavassa vaiheessa rakensimme 3-osaisen koulutuspaketin, jota lähdimme tarjoamaan esihenkilöille ja muille kokouksista vastaaville tahoille. Koulutus koostui 3:sta 2h moduulista, joiden otsikot olivat
1. Halki poikki ja pinoon (kokouksen rakenne, aikataulu, roolit kiertoon, muistiot)
2. Hallitusti kipinöitä (vuorovaikutuksen rakentaminen live/hybridi + miten saada hiljaiset puhumaan/äänekkäät rauhoittumaan, pariporinan voima)
3. Pintaa syvemmällä (päätöksentekomallit, tuplatimantti, työkaluja + matriiseja)

Samalla kun koulutimme väkeä, niin käytimme itse jatkuvasti uusia menetelmiä omassa toiminnassamme mm. kaupungin johtoryhmän tai poliittisen luottamuselimen kanssa (matriisityökalu).

Lisäksi viilasimme koulutuspaketteja ja lopulta lopputuotteeksi muodostui kaksi 3h moduulia, joissa kyllä samat asiat käsiteltiin.

Emme saaneet ulkopuolista rahoitusta, vaan kustannukset muodostuivat minun ja kollegani työajasta. Koulutimme lopulta yli 120 kaupungin työntekijää ja koulutukset tulevat myös jatkumaan. NPS-keskiarvo kaikista koulutuksistamme on ollut yli 80.

Kaupunki on valtavan kokoinen organisaatio emmekä tietenkään pysty täysin tietämään, että kuinka laajasti uusia menetelmiä on otettu käyttöön. Tiedämme kuitenkin, että moni rehtori, päiväkodinjohtaja + kokouksia vetävä innostui sisällöistä todella paljon ja ovat ottaneet monia työkaluja käyttöön. Pariporinoita hyödynnetään paljon edemmän, tuplatimanttia osataan käyttää paremmin ja ennen kaikkea kokouksiin on saatu ryhtiä ja selkeyttä. Työsarka ei kuitenkaan lopu, vaan kehittämistä jatketaan mm. teknologian kehittyessä. Kokouskoulutus - tekojen tori.pdf

Toimialat

Teemat