Keskimääräisen työpäivän pituuden käyttöönotto työvuorosuunnittelussa

Työvuorosuunnittelussa voidaan kohdentaa työpanosta tasaisemmin koko viikolle, kun lyhennettyjen työpäivien tarve vähenee. Asiakkaalle tämä näkyy ennakoitavampana ja tasalaatuisempana palveluna. Työntekijälle muutos tuo selkeyttä: tavoitetyöaika pysyy samana päivästä toiseen, ja työvuorojen pituuksien vaihtelu vähenee. Tämä helpottaa myös esimerkiksi vuoronvaihtoja. Yhtenäinen malli ei poista joustavuutta. Työvuorojen pituudet voivat edelleen vaihdella, jos toiminta sitä edellyttää. Myös esimerkiksi pyhäpäivinä vuorojen pituus voi elää tilanteen mukaan.

Suunnittelijoille ja lähijohtajille muutos keventää arkea. Manuaalinen hienosäätö vähenee, kun työvuorolistat rakentuvat suoraan oikean mittaisiksi ilman erillisiä korjauksia. Yksiköiden tulee käsitellä mahdolliset muutokset yhdessä henkilöstön kanssa. Avoin keskustelu varmistaa, että uusi toimintatapa tukee sekä sujuvaa arkea että asiakastyötä parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimintamallin muutos hyväksyttiin yhteistyötoimikunnassa. Yksiköiden kanssa käytiin tarpeelliset keskustelut ennen muutoksen valmistelua listapohjiin. Uudet listapohjat otettiin käyttöön vaiheittain. Työvuorojen muuttaminen sopimuksen mukaista päivittäistä työaikaa vastaaviksi tukee työajan tarkoituksenmukaista käyttöä ja vähentää tarvetta työajan tasaamiseen työvuorojakson aikana. Kun työvuorot suunnitellaan lähtökohtaisesti 7 tunnin 39 minuutin tai 7 tunnin 45 minuutin mittaisiksi työaikamuodosta riippuen, työvuorolistat vastaavat paremmin työntekijöiden todellista työaikavelvoitetta.

Muutos parantaa työvuorosuunnittelun laatua, koska työvuorolistojen laatiminen yksinkertaistuu ja työajan hallinta helpottuu. Työvuorosuunnittelussa ei tarvitse erikseen etsiä ratkaisuja ylimääräisten tuntien tai minuuttien tasaamiseksi, mikä vähentää korjaustarvetta ja vapauttaa aikaa varsinaiseen toiminnan johtamiseen. Samalla työaikojen seuranta selkeytyy ja työvuorolistojen oikeellisuus paranee.

Vaikuttavuus paranee, kun henkilöstöresurssit voidaan kohdentaa aiempaa tarkemmin asiakkaiden ja potilaiden palvelutarpeiden mukaan. Työaikaa ei sitoudu tarpeettomasti ajankohtiin, jolloin palvelutarve on vähäisempi, vaan henkilöstön työpanosta voidaan suunnata niihin vuoroihin ja kellonaikoihin, jolloin asiakkaita on eniten tai hoidon tarve on suurin.

Palvelujen saavutettavuus voi parantua, kun käytettävissä oleva työaika voidaan jakaa tarkoituksenmukaisemmin päivän eri ajankohtiin. Tämä mahdollistaa esimerkiksi henkilöstön paremman saatavuuden ruuhkahuippujen aikana sekä joustavamman reagoinnin toiminnan vaihteluihin ilman henkilöstömäärän lisäämistä.

Toiminnan tehokkuus lisääntyy, kun työvuoroihin ei rakennu ylimääräistä työaikaa ilman toiminnallista perustetta. Samalla vähenee työvuorojen välinen tarpeeton päällekkäisyys, joka ei tuota lisäarvoa asiakkaalle tai toiminnalle. Työaika voidaan käyttää nykyistä tehokkaammin varsinaiseen palvelutuotantoon.

Muutos tukee myös lähijohtajien työtä. Työvuorosuunnitteluun, työaikojen tasaamiseen ja listojen korjaamiseen käytettävä työmäärä vähenee, jolloin aikaa vapautuu henkilöstön johtamiseen, toiminnan kehittämiseen ja asiakastyön tukemiseen.

Tavoitteena ei kuitenkaan ole lyhentää työvuoroja mekaanisesti kaikissa tilanteissa. Yksikkökohtaiset poikkeukset ovat edelleen mahdollisia silloin, kun asiakkaiden tarpeet, palvelun jatkuvuus, turvallisuus tai muut toiminnalliset syyt sitä edellyttävät. Tällöin työvuorojen rakenteen tulee perustua selkeästi toiminnan tarpeisiin eikä vakiintuneisiin käytäntöihin.

Kokonaisuutena muutos parantaa työajan hallintaa, vähentää suunnittelun monimutkaisuutta, tehostaa henkilöstöresurssien käyttöä sekä tukee palvelujen laadukasta ja oikea-aikaista tuottamista. Kyse on ennen kaikkea siitä, että käytettävissä oleva työaika kohdennetaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti asiakkaiden, henkilöstön ja toiminnan tarpeiden mukaisesti.

Uuden opettelu vaatii aina hieman aikaa, mutta pääsääntöisesti muutos on otettu hyvin vastaan.

Toimialat

Teemat