Tiedonhallinnan kehittäminen: Siken ohjeet ja lomakkeet -Teams

Kehittämisteon taustalla oli sivistyskeskuksen henkilöstöltä saatu palaute siitä, että monet erilaiset ohjeistukset ja lomakkeet ovat hajallaan eri paikoissa – osa kaupungin intrassa, osa sähköposteissa, osa eri Teams-kanavilla tai muissa käyttöjärjestelmissä. Tämä aiheutti epävarmuutta siitä, mikä ohje tai lomake on uusin ja voimassa oleva. Se hidasti myös työn etenemistä, kun aikaa kului ohjeiden etsimiseen.

Tavoitteeksi asetettiin helpottaa sivistyskeskuksen henkilöstön arkea kokoamalla ohjeet ja lomakkeet yhteen paikkaan. Tavoitteena oli samalla parantaa tiedon saavutettavuutta, ajantasaisuutta ja työn sujuvuutta. Kehittämistyö toteutettiin sivistyskeskuksen hallinto- ja talouspalveluiden tiimin voimin. Tiimi kartoitti yhdessä, millaisia ohjeita ja lomakkeita sivistyskeskuksen esihenkilöt, sihteerit ja asiantuntijat työssään tarvitsevat, missä nämä materiaalit tällä hetkellä sijaitsevat ja miten ne voitaisiin keskittää helpommin saavutettavaksi. Ratkaisuksi päätettiin perustaa yhteinen Teams-ryhmä, johon kaikilla ohjeita ja lomakkeita työssään tarvitsevilla on pääsy.

Suunnittelussa pohdittiin myös millainen rakenne Teamsiin luotaisiin, jotta sisältö olisi selkeästi jäsennelty ja helposti löydettävissä. Jokainen tiimin jäsen osallistui aktiivisesti kehittämiseen ja sisällön tuottamiseen. Sovimme yhteisesti vastuunjaosta, kuka tuottaa ja tallentaa mitäkin sisältöä. Kehittämistyö toteutettiin kokonaan omin voimin ilman ulkopuolista rahoitusta. Kustannuksia ei syntynyt, sillä toteutuksessa käytettiin jo olemassa olevia työvälineitä ja resursseja. Kehittämistyön myötä erilaiset ohjeet ja lomakkeet löytyvät nyt keskitetysti yhdestä paikasta, mikä helpottaa ja nopeuttaa työn tekemistä. Sivistyskeskuksen hallinto- ja talouspalveluiden tiimi ylläpitää Teams-ryhmää ja huolehtii siitä, että sisältö on ajantasaista ja luotettavaa. Henkilöstö voi luottaa siihen, että tarvittava tieto on ajan tasalla. Myös työaikaa säästyy merkittävästi, kun aikaa ei kulu ohjeiden etsimiseen eri järjestelmistä. Lisäksi kaikilla on käytössään samat ohjeet, mikä parantaa yhdenmukaisuutta ja vähentää virheiden määrää.

Kehittämistyön tuloksena syntyi uusi toimintamalli, joka tukee tiedonhallintaa ja työn sujuvuutta. Tämä on myös hyvä työkalu perehdyttämisen näkökulmasta. Työtä jatketaan ylläpidon ja sisällön kehittämisen osalta aina tarpeen mukaan. Sisältöä kehitetään myös käyttäjien toiveiden ja tarpeiden pohjalta, jotta se vastaisi mahdollisimman hyvin heidän työssä esiintyviin käyttötarpeisiin.

Toimialat

Teemat